【仕事でのこだわり】事務の仕事で気になること・書類編

こんにちは、ゆみ（@yumigurashi）です！

事務のお仕事を始めて3年目になりました。

仕事にも慣れてきたし、自分なりのルーティンもできてきました。

一日中デスクワークですが、あまり苦ではなくて、

たぶん性に合っているんだと思います。

私は子どもの頃から、真面目、気にしすぎ、考えすぎと言われることが多いです。

仕事でも、私はすごく気になるしこだわるけど…もしかして気にしすぎなのかな？

と思うことがよくあります。

ただ、細かすぎて、職場の方には話をしたことがなく、

他の方がどのようにされているのかは、わからなくて。

そこで、私が普段気になること、こだわっていることをいくつか挙げてみました。

書類を扱うことが多いので、書類に関することです。

私が気になるポイント書類編

押印はきれいに

はんこやゴム印、スタンプを押す時は、とにかくきれいに押したいです。

①かすれないように、文字がつぶれないように

（読めないと困るので）

②濃いめに（コピーとる時にうつらないと困るので）

③なるべくまっすぐに（保管する資料なのでなるべくきれいに）

④枠がある場合は、枠からはみ出ないように

（隣の枠は別の目的で使うので）

と心掛けています。

まだまだ修行が足りなくて、押してみたら斜めになっていたり、

インクをつけすぎて滲んでたりします。

押し直しはできないので、地味にショックです。

貼り付けは美しく

小さい用紙などをA4やB5用紙に貼ることがよくあるのですが、

用紙の中央もしくは、後にファイルすることも考慮してやや右寄りに

まっすぐきれいに貼りたいです。

用紙からはみ出るのも厳禁。

後で書類を重ねた時に、飛び出てしまいます。

貼り付けには、水のりだと紙がしわしわになってしまうので、私はテープのりを愛用しています。

ピタッと貼れて、シワにならなくて、

乾くのを待たなくていいところがありがたいです。

学校のプリントがノートにきれいに貼れなくて、もやもやしていた小学生の頃の私にあげたいくらいです。

紙を重ねる時は角をそろえる

書類を回す際は、トントンと紙の角をきれいにそろえたいです。

クリップをとめる時も、そろえたのがずれないようにそっととめます。

ずれてしまってやり直すこともよくあります(笑)

きちんと揃えてクリップでとめておけば、他の案件の書類と重ねることがあっても

これで一式だと伝わる…といいなと思っています。

クリップはぴったりサイズのものを

私の机の引き出しには大小様々なサイズのクリップが入っています。

ゼムクリップ、ダブルクリップ、目玉クリップ…

書類の厚さに合った、ちょうど良いクリップでとめたいからです。

分厚いのに、無理やり小さいゼムクリップでとめて

ゼムクリップが曲がってしまうのも嫌だし、

ダブルクリップがきつくて、外す時に紙が引っかかって

破れたりするのが嫌なのです。

私の中では過不足なく…のイメージなのですが、

外したい時はスルッととれる、でも途中で外れて書類がバラバラになることはない。

毎回、書類の厚さにちょうどいいサイズのクリップを選んでいます。

ちなみにですが、

錆びたクリップは使用しません。外した時に紙が茶色く汚れてしまうからです。

次に挙げるふせんもそうですが、クリップをとめる位置にも注意してます。

クリップで書類の文字を隠してしまったら、

読む時にいちいち外さないといけないのは、煩わしいのではないかと思うからです。

ふせんは邪魔にならず読みやすく

ふせんって本当に便利で、よくメモを書いて貼るのですが、

「ここに貼ったら下の文字が隠れてしまって邪魔かな」

「書類のこの部分についてなんだけど、こっちの余白に貼って分かってもらえるかな」

「黄色いファイルに黄色いふせんだと目立たないから別の色の方がいいかな」

「書くことが多くて字が小さくなってしまったけど、読みにくくないかな」

貼る位置にも、書く内容にも、ふせんの色にもいちいち迷ってしまいます。

書き終えたふせんを見て、書き直してしまうこともあります。

一行に入りきらなくて変なところで改行してあったら、

さすがにちょっと読みにくいですよね。

穴あけパンチは位置に注意

これもきれいに頑張りたいところです！

穴の位置が微妙にずれていると、後に書類をファイルした時に

きれいにそろわなくて気になります。

手作業なので、多少の誤差はもちろんあると思います。

それでも、その誤差を少しでも小さくしたいんです。

また、余白のあまりない資料の場合は、

事前に穴を開ける位置に文字等がないかチェックすることもあります。

ちょうど穴を開けてしまったところに、もし重要な文字があったら…？

と考えるとハラハラします。

クリアファイルはきれいなものを

外部の方へ送る書類はもちろん新品未使用のクリアファイルに入れます。

でも、同じ部署内で書類を渡す時も、

新品ではなくても、新品に近いきれいなものを選んでいます。

たぶんお互いにクリアファイルを使っているので、机にたくさん用意してあります。

そんな大量のクリアファイルの一つになるだけなのはわかっているのですが、

角が折れてたり、ちょっとくすんできたボロボロのクリアファイルでは

相手に失礼ではないかと思うし、

きれいなもので渡した方が、相手も気持ちよく受け取って頂けるのではないかと

一人で勝手に想像して、きれいなクリアファイルを選んで書類を渡しています。

用紙1枚でも、ペラッと紙だけ渡すのも失礼かな…

でも、折れたり汚れたりするのも心配だしな…

と思い、いつもクリアファイルに入れて渡すのですが、

いちいち出すのが面倒と思われているかもしれないという不安もあります。

（直接言われたことはまだないですが、実際どうなんでしょう？）

最後に

今日は、私が事務の仕事をしていて気になるポイント書類編を、いくつか挙げてみました！

どれも自分の中では「いつものこと」なので、

探したら、他にもありそうな気もしてきました。

改めて振り返ってみると、

私が書類を回した後に書類を見る方や、

過去の資料を見たくてファイルを開いた方が、

少しでも快適に、不便なく、気持ちよく見られるように

私にできることはしたいなって、気持ちもなくはないです。

でも結局は、私が気になるから、だと思いました。

これ全部やらなくていいよと言われても、

きっと私はやめられないだろうなと思います。

気にしなくていいかもしれないけど、私は気になってしまうので。

でも、だからって他の方にも強要しようという気持ちは全くないです！！

あくまでも、私の気になることであって、私のこだわりなのです。

それではまた！

最後までお読み頂きありがとうございました！